Umfasst ein Umwelt-Audit Aspekte einer nachhaltigen Entwicklung? Anhand von Beispielen wird das Umweltmanagementsystem des Berufskollegs Neuss Weingartstraße vorgestellt. Hier zeigt sich am konkreten Detail, dass ein Umwelt-Audit nach EMAS überwiegend Umweltaspekte umfasst, aber beispielsweise auch Fragen wie Bildung, Öffentlichkeitsarbeit, Partizipation (Beispiel: Vorschlagswesen) einschließt.

Frank Büldt, Karin Hagemann

Umweltmanagement in der Praxis

Aus dem Werkstattheft "Zukunft managen" des NRW-Modellversuchs "Agenda 21 in Schule", 2003

Wir vom Berufskolleg Neuss Weingartstraße standen vor drei Jahren vor den Fragen:

Was ist ein Umweltmanagement?
Welche Form verlangt die EMAS-Verordnung?
Wie setzt man die Verordnung praktisch um?

Gesamtsystem Umweltmanagement

Um das Gesamtsystem besser zu erfassen, lassen sich vier Bereiche (analytisch) voneinander unterscheiden:

Inhaltliche Arbeit, dazu gehören

die Umweltpolitik
die Umweltprüfung und
das Umweltprogramm

Formales Managementsystem, dazu gehören
- die Aufbauorganisation
- die Ablauforganisation und
- – als Teil der Ablauforganisation –
  das Überprüfungs- und Korrektursystem
Dokumentation, dazu gehören
- das Umweltmanagementhandbuch mit Verfahrensanweisungen
- die Umwelterklärung und
- viele andere Dokumente (z.B. Bericht zur ersten Umweltprüfung, Input-Output-Bilanzen)
Interne und externe Öffentlichkeitsarbeit, dazu gehört
- insbesondere die Umwelterklärung,
- aber auch mündliche Informationen, Aushänge, Plakate, Zeitungsartikel, Wettbewerbe, Berichte, Websites u.v.a.

Umweltpolitik

Nach EMAS muss das Unternehmen eine Umweltpolitik erstellen, die die allgemeinen Umweltziele beschreibt und die über Jahre hinaus gültig bleiben soll. Dabei müssen bestimmte Inhalte, wie z.B. die stetige Verbesserung der Umweltauswirkungen, berücksichtigt werden.

Umweltprüfung

Als wichtiger Schritt, auf dem alles aufbaut, ist eine Umweltprüfung durchzuführen: Alle ökologisch relevanten Daten werden durch eigene Messungen erfasst, durch Befragung ermittelt oder auf der Grundlage anderer Daten errechnet. Dabei ist zu beachten, dass diese Umweltprüfung sehr umfangreich, differenziert und genau durchgeführt wird, denn sie bildet die Grundlage für alle weiteren Daten und Maßnahmen, teilweise über Jahre hinweg.

Für eine Schule ist hierbei von besonderer Bedeutung, dass viele Teilbereiche mit Schülerinnen und Schüler untersucht, bewertet und auch Schlussfolgerungen gezogen werden können. Für manche Dinge benötigt man allerdings besondere Fachkompetenz (z.B. für die Bewertung der Gebäudesubstanz) oder die exakten Angaben des Trägers (Kleiner Exkurs: Wir haben eine Wasseruhr entdeckt, die, obwohl der dazu gehörende Anschluss stillgelegt war, weiterhin lief und mehr als 4.500 Euro Kosten im Jahr verursachte.). Die Mitarbeit der Stadt oder des Kreises ist also eine wichtige Grundvoraussetzung zur Erfassung aller notwendigen Daten.

Umweltprogramm

Liegt ein ausreichender Datenbestand vor, folgt die Bewertung der Umweltauswirkungen. Welche sind gravierend? Gibt es besondere „Dreckschleudern“ oder andere Umweltverschmutzungen, die direkt ins Auge springen ? Gibt es besonders sensible Bereiche (z.B. Gefahrstoffe) ? Sind Gesetze betroffen ? Sind Sicherheitsfragen ungelöst ? Wo genau liegen die Schwachstellen ? Eng damit verbunden ist die Entwicklung von Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen: Welche Maßnahmen müssen und können ergriffen und innerhalb der nächsten drei Jahre umgesetzt werden? Damit ist die Grundlage für ein Umweltprogramm erarbeitet, das die genauen Ziele und Feinziele aufführt, die geeigneten Maßnahmen zuordnet und den Zeitraum für die Durchführung und die Verantwortlichen festlegt. Hierzu muss schon ein Umweltmanagementsystem schon in den Grundzügen bestehen, denn die Verantwortlichkeiten müssen geregelt werden.

Umweltmanagementsystem

Parallel zur inhaltlichen Arbeit muss ein funktionierendes Umweltmanagementsystem aufgebaut werden. Dazu muss zunächst die bestehende Aufbauorganisation der Schule geklärt und in diese eine Struktur für den Umweltbereich integriert werden. Das bedeutet, es müssen die vorgeschriebenen Gremien (z.B. ein Umweltteam) geschaffen werden und Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungskompetenzen festgelegt werden: Wer ist für die Beschaffung, natürlich unter Berücksichtigung ökologischer Kriterien, zuständig? Wer kümmert sich um den Abfall und seine ordnungsgemäße Entsorgung? Wer beschafft jährlich die Daten ? Wer bringt Vorschläge in die Gremien ein ? Wer entscheidet ? Wie werden die Mitarbeiter in das Umweltmanagement einbezogen (über ein Gremium, einen Ausschuss, eine Konferenz, ein Vorschlagswesen o.Ä.) ? Wie werden die Schülerinnen und Schüler, Eltern und andere interessierte Kreise in das Umweltmanagement einbezogen (Team, AG, Konferenz) ? Wie werden die genannten Personen informiert ? Wer übernimmt für den jeweiligen Bereich die Verantwortung ?

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation betrifft die Festlegung und Beschreibung von Informations-, Handlungs- und Entscheidungsabläufen in den umweltrelevanten Bereichen. So wird zum Beispiel in Verfahrensanweisungen beschrieben, wie relevante Dokumente weitergeleitet werden, aber auch, wie die Abfälle getrennt gesammelt und ordnungsgemäß entsorgt werden. Teil der Ablauforganisation ist ein Überprüfungs- und Korrektursystem, das festgelegt, wie sowohl die inhaltliche Arbeit als auch das Management und seine Funktion überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden müssen. Nach EMAS gibt es zwei wichtige Verfahren, die institutionalisiert werden müssen: das interne Audit und das Management Review.

Internes Audit

Das interne Audit soll in einer Dokumentenprüfung, einer Begehung und in Gesprächen, Befragungen, Diskussionen, Fortbildungen usw. klären, wie weit der Umweltschutz in alle Bereiche des Unternehmens eingedrungen ist: Sind die Dokumente aktuell ? Entsprechen die Abläufe den Anweisungen ? Sind Umweltpolitik und Umweltprogramm - soweit vorgeschrieben - umgesetzt worden? Wie gut sind Schülerschaft und Lehrerschaft informiert ? Wird im Unterricht Umweltschutz als besonderes Thema, als Querschnittsthema und insbesondere das Öko-Audit unterrichtet ? Sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert ?

Management Review

Das Management Review dagegen ist die Bewertung des Umweltmanagementsystems im Ganzen. Leistet es das, was es soll ? Zeigen sich Mängel z.B. beim Bestellwesen, in Gesetzesfragen, in der Informationsoder Öffentlichkeitspolitik, bei der Umsetzung des Umweltprogramms ? In beiden Verfahren müssen die Erfüllung ebenso wie Mängel dokumentiert, Korrekturmaßnahmen eingeleitet und deren Ausführung wiederum überprüft werden: ein aufwändiges System, das aber Kontinuität schafft und eine anhaltende Verbesserung zur Folge hat.

Dokumentation

Einer der aufwändigsten Teile des gesamten Systems ist die Dokumentation. Wie der Ablauf von internen Audits und Management Review muss alles bis hierher Beschriebene, Umweltpolitik, Umweltprüfung und Ergebnisse, Umweltprogramm, Umweltziele, Maßnahmen sowie Aufbau und Ablauf des Managementsystems dokumentiert werden. Eine Input- Output-Bilanz muss erstellt und Umweltkennzahlen berechnet werden. Eines der umfassendsten Dokumente ist das Umweltmanagementhandbuch, in dem das gesamte Umweltmanagementsystem festgehalten ist. Zum Bereich der Dokumentation, aber auch zum Bereich der Öffentlichkeitsarbeit gehört die Umwelterklärung. Sie ist für die Öffentlichkeit bestimmt und beschreibt kurz und prägnant die Tätigkeit des Unternehmens, seine Umweltauswirkungen und deren Bewertung, Umweltpolitik, Umweltprogramm und Umweltmanagement. Ihr kommt ein besonderer Stellenwert zu, denn die Umwelterklärung und ihre Übereinstimmung mit der Realität werden überprüft und zertifiziert.

Die Dokumentation erstreckt sich aber auch auf alle durchgeführten Maßnahmen, Informationen, Abläufe usw. Es muss darin nachgewiesen werden, dass das Umweltmanagement den Beschreibungen im Umweltmanagementhandbuch entspricht, dass die in der Umwelterklärung beschriebenen Informationen und Maßnahmen durchgeführt wurden, dass die vorgeschriebene Beteiligung aller Personengruppen umgesetzt und die Öffentlichkeitsarbeit geleistet wurde.

Informations- und Öffentlichkeitsarbeit

Spätestens während der Umsetzung sollte man an die Öffentlichkeit gehen, um den Stand der Dinge und die Ergebnisse zu präsentieren und auf diese Weise mehr Personen einzubeziehen und mit dem Projekt vertraut zu machen: weitere Kolleginnen und Kollegen sowie Schülerinnen und Schüler, Eltern, Unternehmen und auch die Presse. Diese Öffentlichkeitsarbeit wird auch von der EMAS-Verordnung gefordert. Darüber hinaus müssen die am Unternehmen oder der Schule beteiligten Personen in das gesamte System auf allen Ebenen einbezogen werden. Die regelmäßige und umfassende Informationsund Öffentlichkeitsarbeit (z.B. in Form von Berichten in Konferenzen, Aushängen, persönlichen Gesprächen, Anschreiben, Unterrichtsmaterialien, Plakaten, schulinternen Wettbewerben, Zeitungsartikeln oder Websites) ist einer der entscheidenden Faktoren für die Integration der Betroffenen und damit den langfristigen Erfolg des Projektes.

So, nun kann der Auditor kommen – hoffentlich ändern sich bis dahin nicht schon wieder die Vorschriften!

Umsetzung des Umweltmanagements

Umweltmanagementteam

Es gibt einen Organisationsplan, in den das Umweltmanagementteam (UM-Team) als fächer- und schulformübergreifende Funktion eingestellt ist. Die Existenz eines Umweltmanagementteams im Organisationsplan ändert natürlich noch nichts. Erst durch die Arbeit des UM-Teams und der Öko- Klassen, durch die interne Öffentlichkeitsarbeit und externe Erfolge wird erreicht, dass alle Beteiligten in der Schule das Team kennen und als Ansprechpartner ansehen. Durch die Managementtätigkeiten „sickern“ die Umweltbelange langsam in das System: z.B. vom Träger formulierte Sicherheitsauflagen, Umsetzung des Umweltprogramms bei Lehrerinnen und Lehrern und Managementfragen bei der Schulleitung und allen Personen mit Funktionen. Beispiel: Dem Team im Berufskolleg Neuss wurden Klagen über die schlechte Raumluft vorgetragen. Auf Initiative des Teams wurden Luftmessungen und Gutachten zur Raumluft erstellt. Es gibt aber auch einen negativen Aspekt. Häufig wird dem Team die gesamte Verantwortung für den Umweltbereich zugeschrieben: „Ökologie? - Darum muss ich mich nicht kümmern, das macht doch das Team!“

Umweltbeauftragte

Das Umweltmanagementteam übernimmt die Aufgaben der/des Umweltbeauftragten: Erstellen und „Pflegen“ aller notwendigen Dokumente, auch der Umwelterklärungen, Bewertung der Umweltauswirkungen, Durchführung und/oder Überwachung der Umsetzung von Maßnahmen, Herstellen von Kontakten zu Experten, Organisation von internen Audits und Management Review, Durchführung oder Beteiligung an Sitzungen weiterer Gremien, Dokumentation aller Vorgänge, Durchführung der internen und externen Öffentlichkeitsarbeit, Erstellen von Publikationen, Teilnahme an Wettbewerben usw.

Beispiel: Laufend müssen alle gesetzlichen Regelungen, die die Schule betreffen, auf dem neuesten Stand sein, von den Lehrplänen bis zur Rasenmäherverordnung des Landes NRW, von den Unfallverhütungsvorschriften der Gemeindeunfallversicherung bis zur Biostoffverordnung. Von diesem Teil der Arbeit erfahren nur wenige Kolleginnen und Kollegen.

Umweltmanagementvertreter

Der Schulleiter hat die Funktion des Umweltmanagementvertreters übernommen, da er sich mit den Abläufen innerhalb der Schule und zwischen Schule und Träger am besten auskennt.

Beispiel: Da die Schulleitung die Instanz ist, die mit den entscheidenden Gremien direkt Kontakt hat (Träger, Politik, Bezirksregierung), lassen sich viele Entscheidungen nur über sie einbringen: Investitionen am Schulgebäude, Regelungen mit externen Nutzern, Einrichtung einer Cafeteria etc. Manchmal ist aber auch die Initiative der Schüler und des UM-Teams Unterstützung für die Schulleitung, z.B. wurden durch eine Unterschriftenaktion nach Jahrzehnten die Toiletten renoviert.

Umweltteam

Im Umweltteam treffen sich Lehrerinnen und Lehrer sowie Schülerinnen und Schüler (in gleicher Anzahl), Hausmeister, Sekretärin, Elternvertreter, Vertreter des Trägers und die Schulleitung. Das Umweltteam, das allen Interessierten offen steht, bestimmt weitgehend den großen Rahmen: Welche Maßnahmen sind dringlich? Wo mangelt es bei der Umsetzung? Wie kann die Kommunikation verbessert werden?

Beispiel: Konkret wurde in der letzten Sitzung des Umweltteams über die Einrichtung und Form eines Vorschlagswesens für Schülerschaft und Lehrerschaft diskutiert.

Öko-Klasse

Die Erfassung der Daten, die Entwicklung von Maßnahmen und in der Folge die konkrete Umsetzung der Maßnahmen, aber auch die Entwicklung neuer Ideen und ein erheblicher Teil der Öffentlichkeitsarbeit erfolgen in zwei Projektklassen („Öko-Klassen“), in denen wöchentlich zwei Stunden Unterricht in „Ökologischer Ökonomie“ erteilt wird. Hier wurden und werden Daten erfasst, Fragebögen entwickelt und ausgewertet, Sponsorenbriefe geschrieben, Aktionstage geplant und durchgeführt, Unterschriftensammlungen „ausgeheckt“ u.v.a.m. Zusammen mit ihren Lehrerinnen und Lehrern stellen sie den Motor und die Drehscheibe des aktiven Umweltschutzes dar.

Beispiel: Im Jahre 2001 haben die Schülerinnen und Schüler unter anderem eine Lärmuntersuchung mit dem „Lumbricus“-Bus der Natur- und Umweltschutz Akademie NRW (NUA) durchgeführt, die Klassenräume mit Thermometern bestückt, und in 12 Klassenräumen für neue Gardinen gesorgt.

Interne Audits

In den Jahren 2000 und 2001 wurden in jeweils 11 bzw. 12 Gruppen insgesamt ca. 70 Lehrerinnen und Lehrer (aufgeteilt nach Fachbereichen und speziellen Aufgabengebieten), Angestellte (Sekretärinnen und Sekretäre sowie Hausmeister) und die für uns zuständigen Mitarbeiter des Trägers in den internen Audits durch eine externe, geschulte Person - laut EMAS sollte es eine fachlich kompetente und dem System nicht zu nahe stehende Person sein - befragt. Vorbereitung, Durchführungsorganisation und Dokumentation in Form von Protokollen wurden vom Umweltmanagementteam übernommen. Die Ergebnisse wurden vom Auditor in einem Bericht mit Vorschlägen für Korrekturmaßnahmen zusammengefasst. Diese Korrekturmaßnahmen sind als Ergänzung zum Umweltprogramm zu verstehen.

Beispiel: Das Bestellwesen muss nach EMAS II alle Lieferanten, Vorlieferanten und Dienstleistungen nach ökologischen Kriterien beurteilen. Hierzu müssen Methoden der Durchführung gesucht und die Vorgehensweise in einer Verfahrensanweisung festgelegt werden. Alle Personen, die etwas beschaffen, müssen informiert und in dieses System einbezogen werden. Nach spätestens einem Jahr muss das Verfahren auf seine Wirksamkeit überprüft und notfalls korrigiert werden.

Management Review

Das Management Review findet ebenfalls einmal jährlich statt. Dazu muss ein Bericht des Umweltbeauftragten vorliegen, der die konkrete Situation des Unternehmens in den Umweltbelangen: (z.B. Aktivitäten, Öffentlichkeitsarbeit, Gesetzesverstöße, Erfolge usw.) darlegt. Auch hier werden Korrekturmaßnahmen in Form von Beschlüssen festgelegt. Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung des Management Review und häufig auch die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen liegen wieder im Aufgabenbereich des Umweltmanagementteams.

Beispiel: Die Abfallentsorgung ist in unserer Schule nicht genügend geregelt und die Erfassung der Abfallmengen zeigt Lücken. Im Management Review wurde dazu ein Beschluss gefasst und das Umweltmanagementteam muss eine entsprechende Verfahrensanweisung erstellen, die den Gremien vorgelegt und umgesetzt wird.

Eine kurze Bewertung zum Schluss: Bis auf die Dokumentation ist alles andere, mit Beteiligung der Schüler und entsprechenden Erfolgen, gut zu schaffen.

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